3.11 MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Manajemen perkantoran ialah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sampai penyelenggaraan terhadap sebuah faktor berlangsung tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan memakai alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya ialah perangkat komputer dengan beberapa aplikasi yg  diperlukan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yg memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

Sistem info teknologi  diperlukan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yg terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, tidak hanya itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut jadi menjadi info yg lebih bermanfaat berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu info mengalami perkembanagan yg sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi info jadi para pemakai info terus mudah mendapatkan info sesuai dengan kebutuhan, melainkan perkembangan tersebut wajib di imbangi dengan perkembangan Sumber daya insan dan didukung dengan media alias sarana info yg memadai.

Informasi dalam perkantoran ialah info yg rutin bisa dipakai oleh pelaku alias personel yg beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa info yg sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam tipe maupun tingkat pentingnya sebuah info yg wajib disampaikan antara sumber-sumber info dengan penerima informasi, jadi butuh adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan info tersebur, yg biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan ialah Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

Ada tiga komponen mutlak teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

1.      Komputer, yakni mesin elektronik yg sanggup untuk membikin kalkulasi dengan kapasitas yg besar dan sangat cepat.
2.      Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yg berkapasitas sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yg rumit.
3.      Telekomunikasi ialah transmisi info melewati kabel alias gelombang radio.

Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, terutama teknologi info memiliki pengaruh yg besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor bisa dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini bisa dilihat bagaimana teknologi info bisa menolong masing-masing pekerjaan kantor.


1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yg sekaligus bisa bertujuan sebagai word processor, jadi dengan memakai komputer mirip ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,  cepat, dan cermat.

Ada tiga tipe dasar word processor :
·         Word-processor yg berperan sendiri dalam faktor ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya dipakai untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
·         Beberapa word processor dipakai dengan cara bergabung sebagai sebuah sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yg dihubungkan dengan komputer sentral yg bertujuan sebagai sentra pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
·         Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana dipakai acara pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
·         Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan alias surat, dan sebagainya.
·         Menambah kepuasan kerja
·         Meningkatkan nilai dan konsistensi hasil akhir (output)
·         Menghemat tenaga
·         Mempermudah mengedit alias mengolah kalimat
·         Mempermudah mendapatkan kembali data yangtersimpan
·         Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
·         Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yg ada
·         Memerlukan pelatihan yg memadai
·         Menimbulkan gangguan pada mata sebab terlalu tak sedikit di muka layar
·         Mengurangi peluang kerja mirip pekerjaan kesekretariatan.


2. Komunikasi  Perkantoran
Komunikasi bisa diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang terhadap orang-orang lain melewati saluran. Komunikasi ialah sarana yg menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi  modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi terus hebat yg kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) bersumber dari kata teleartinya pemindahan jarak jauh dan communication yg berarti hubungan. Dalam arti yg sederhana, telekomunikasi ialah tutorial penyampaian info jarak jauh melewati kabel/kawat listrik alias melewati gelombang radio. Telepon dan telegram ialah telekomunikasi yg lumayan tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, jadi telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tak saja bisa dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi mirip halnya bisa dilakukan melewati telepon dan telegram, tetapi bisa dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi info tersebut, kini tipe komunikasi yg tergolong ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi info yg diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan  pesawat elektronik, sebab itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik mutlak dari electronic mail ialah transmisi info dari satu kawasan ke kawasan lain alias dari seseorang terhadap orang-orang lain dengan memakai metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena info disampaikan dengan cara visual, jadi teks aslinya tak butuh dikirimkan. Yang tergolong ke dalam pos elektronik ialah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat menolong dalam faktor pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yg semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, kini berkas bisa disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan berkas kini beralih terhadap penyimpanan dan pemeliharaan  yg memerlukan kawasan jauh lebih sedikit dari pada gudang berkas dalam bentuk kertas.

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi info terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yg butuh dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
·         Investasi di bidang teknologi mungkin akan memunculkan persoalan-persoalan mirip kebosanan, keterampilan berulang-ulang yg digunakan, dan kehilangan kepuasan kerja.
·         Pekerjaan perkantoran akan tak sedikit mengalami perubahan.
·         Pekerjaan-pekerjaan yg bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
·         Proses dan pengiriman info akan terus cepat.
·         Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
·         Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan sebab ditunjang oleh beberapa variasi peralatan yg tersedia.
·         Komunikasi urusan ekonomi internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan:
·         Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
·         Pekerjaan-pekerjaan yg menjemukan bisa dialihkan ke mesin- mesin.
·         Lebih memudahkan dan mempercepat penanganan informasi.
·         Lebih mudah dan cepat dalam membenahi kesalahan-kesalahan.
·         Bertambahnya peluang dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa aplikasi .
·         Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
·         Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:
·         Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
·         Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan mirip layar,printer , dan sebagainya.
·         Kehilangan kontak personal, sebab penyampaian info dilakukan oleh mesin.
·         Implikasi terhadap pemberi kerja.
·         Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
·         Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada bagian penerapan.
·         Tidak seluruh aplikasi yg terdapat tentu sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi dengan cara keseluruhan keuntungan yg bisa dperoleh perusahaan alias kantor dengan adanya teknologi perkantoran ialah :

·         Penghematan anggaran untuk gaji sebab berkurangnya pegawai yg dibutuhkan.
·         Harga teknologi baru ini relatif murah.
·         Penghematan anggaran ketatausahaan sebagai dampak penyimpangan data di-disk tak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
·         Untuk pengambilan keputusan, data bisa diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari dengan cara cepat.
·         Produktivitas meningkat dengan cara cepat.
·         Keluwesan dalam bekerja sebab adanya beberapa variasi peralatan untuk beberapa keperluan.
·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif dengan cara individual dari kantornya.

0 Response to "3.11 MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel